Managing Change and Preparing for New Technology
तेजी से प्रतिस्पर्धी परिदृश्य में अपनी कानूनी फर्म में सुधार अक्सर बढ़ती क्षमता के लिए तकनीकी उन्नयन पर रहता है। यह दक्षता बढ़ाने, लागत कम करने या दोहराव वाले प्रशासनिक कार्यों को कम करने का प्रयास हो सकता है।
संबंधित परिचालन परिवर्तनों के साथ, नई तकनीक को अपनाना और कार्यान्वित करना, कभी आसान काम नहीं होता है। जब आपकी टीम एक नया मंच सीखने की संभावनाओं के बारे में समय-विवश या चिंतित है, तो हर किसी को बोर्ड पर प्राप्त करना मुश्किल हो सकता है।
उदाहरण के लिए, 53% कानूनी पेशेवरों ने सर्वेक्षण किया कि कानून फर्मों के लिए बदलने का सबसे बड़ा बाधा 2020 भविष्य के तैयार वकीलों सर्वेक्षण के अनुसार परिवर्तन प्रबंधन और नेतृत्व प्रतिरोध की कठिनाई है।
इस प्रतिरोध के परिणाम हो सकते हैं, जिससे फर्मों को नई तकनीक के लाभों को याद किया जा सकता है।
शुक्र है, कुछ क्रियाएं हैं जो आप प्रभावी ढंग से परिवर्तन का प्रबंधन करने और अपनी फर्म में नई तकनीक के लिए तैयार करने के लिए ले सकते हैं।
"पहले" और "के बाद"
की स्पष्ट तस्वीर पेंट करें
एक नई तकनीक को लागू करने से कभी-कभी भारी लिफ्ट हो सकती है। इसलिए, परिवर्तन के पीछे "क्यों" समझना अच्छा है। इस तरह, आपकी टीम नए मंच को खोजने, मूल्यांकन करने और एकीकृत करने के लिए आवश्यक प्रेरणा को बनाए रखेगी।
अपनी टीम द्वारा समझा जाने वाले परिवर्तन के पीछे कारण बनाने के लिए, एक स्पष्ट "पहले" और "के बाद" चित्र पेंट करें। सही विक्रेता के लिए भी खरीदारी करने से पहले, एक मीटिंग होस्ट करें और सुनिश्चित करें कि सभी के बारे में एक ही पृष्ठ पर हैं:
जिन समस्याओं को आप हल करने की कोशिश कर रहे हैं: क्या लोग दोहराए गए कानूनी मसौदे पर बहुत अधिक समय व्यतीत कर रहे हैं? क्या लोग चाहते हैं कि उनके पास ग्राहकों से मिलने के लिए और अधिक समय हो?
परिवर्तन का दायरा: उनकी नौकरियों के कौन से पहलू बदल जाएंगे? गोद लेने के बाद कुछ प्रक्रियाएं कैसे देखेंगे?
कार्यान्वयन समयरेखा: यह कब हो रहा है? दस्तावेज़ कब माइग्रेट करेंगे? क्या प्रशिक्षण / ऑनबोर्डिंग अवधि होगी? और यदि हां, तो रैंप करने में कितना समय लगेगा?
लाभ / ROI: आप एक आरओआई कब देखेंगे? अब से एक महीने या एक साल से? और इस बदलाव के बाद आप वकीलों के रूप में कार्य करने में कैसे सक्षम होंगे?
अज्ञात भय और चिंता का कारण बनता है। लेकिन, एक बार जब हर कोई कल्पना कर सकता है कि परिवर्तन उनके जीवन को कैसे प्रभावित करेगा, तो यह डरावना प्रतीत नहीं होता है, खासकर यदि बाद की तस्वीर वह है जहां वे महत्वपूर्ण हैं जो महत्वपूर्ण है। यह काम पर अधिक पारिवारिक समय या कम सिरदर्द हो सकता है।
जब आपकी टीम भविष्य की दृष्टि पर संरेखित होती है, तो वे दृष्टि को वास्तविकता बनाने के लिए एक साथ काम करने में सक्षम और सक्षम होंगे। आंतरिक आपत्तियों को संभालने से प्रक्रिया का हिस्सा है
नई तकनीक को अपनाने पर, चिंताएं हमेशा उत्पन्न होंगी। लोग पूछेंगे, "यह कैसे बदल जाएगा मैं एक्स कैसे करता हूं?" या कहें, "हमारे पास एक नई प्रणाली सीखने के लिए पर्याप्त समय नहीं है।"
यह उस समय की अवधि है जहां आप एक विचार से मानसिक रूप से आगे बढ़ना शुरू करते हैं, एक ठोस परिवर्तन के लिए। और उस महत्वपूर्ण सोच प्रक्रिया के दौरान, आपत्तियां दिमाग में आ जाएंगी।
तो, जब आपत्तियां आपकी टीम से आती हैं, तो उन्हें अनदेखा न करें। इसके बजाय, उन्हें प्रक्रिया के एक हिस्से के रूप में स्वीकार करें। फिर, प्रत्येक आपत्ति के चारों ओर बातचीत करें, ताकि आप किसी भी ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया शुरू होने से पहले अपनी टीम के सदस्यों की चिंताओं और हिचकिचाहट का प्रबंधन कर सकें।
आप इस प्रक्रिया में जल्दी करना चाहते हैं। यह दुखी कर्मचारियों की संभावना को संभावित रूप से एक नए उपकरण की सफलता को दूर करने की संभावना को रोक देगा।
बहस जल्दी करें, उनके माध्यम से काम करें और अंत में एक मजबूत समूह के रूप में बाहर आएं।
एक कार्यान्वयन टीम इकट्ठा
नई तकनीक को अपनाना एक व्यक्ति का काम नहीं है। मूल्यांकन से प्रशिक्षण तक, आपको परिवर्तन के अलग-अलग हिस्सों को प्रबंधित करने के लिए आपको एक समर्पित टीम की आवश्यकता है।
सामान्य रूप से, सॉफ्टवेयर का उपयोग करने वाले अधिक लोग, कार्यान्वयन टीम जितनी बड़ी होती है क्योंकि आप नए समाधान के वकालत को बाकी संगठन के लिए आउटरीच के साथ मदद करना चाहते हैं।
यहां एक कार्यान्वयन टीम का एक प्रभावी मेकअप है:
परियोजना के मालिक: आमतौर पर परिवर्तन ने परिवर्तन का नेतृत्व किया। यह एक साथी, सीईओ या टीम के एक और अनुभवी सदस्य हो सकता है। यह व्यक्ति अन्य भूमिकाएं प्रदान करेगा।
प्रोजेक्ट मैनेजर: कार्यान्वयन प्रक्रिया को व्यवस्थित करने के प्रभारी, बजट को काम करने, प्रौद्योगिकी आवश्यकताओं को परिभाषित करने और संभावित विक्रेताओं की एक सूची बनाने सहित।
सिस्टम प्रशासक: सिस्टम के सेटअप की देखरेख करने के लिए काम करता है (अक्सर इसके साथ)। यह एक तकनीकी-समझदार व्यक्ति होना चाहिए क्योंकि कुछ सॉफ्टवेयर सेटअप जटिल पर कगार दे सकते हैं।
सुपरस्टार एंड-यूजर: गो-टू इंसर (या लोग) जो अंत उपयोगकर्ताओं और कार्यान्वयन टीम के बीच संपर्क के रूप में कार्य करते हैं। कार्यान्वयन के दौरान, सुपरस्टार अंतिम उपयोगकर्ताओं के साथ समस्या निवारण में मदद के लिए उपलब्ध होंगे।
इसके अलावा, याद रखें कि आपकी परियोजना की सफलता परिवर्तन के अग्रणी लोगों के उत्साह और प्रेरणा पर निर्भर करती है। तो, इस टीम को सबसे अधिक प्रतिबद्ध सदस्य शामिल करेंआपकी फर्म का। गुणवत्ता प्रशिक्षण ड्राइव उपयोगकर्ता गोद लेने
कोई भी उस चीज़ का उपयोग नहीं करना चाहता जो वे पूरी तरह से समझ नहीं पाते हैं। यदि आपकी टीम को ठीक से सिखाया नहीं जाता है कि कैसे कुछ करना है, तो वे पुराने, कम कुशल प्रणालियों में वापस आ जाएंगे।
फर्म नई तकनीक लेते हैं। हर कोई उत्साहित है। लेकिन, उन शुरुआती ऑनबोर्डिंग मीटिंग्स के बाद, कोई भी इसका उपयोग नहीं कर रहा है और आरओआई अदृश्य बना हुआ है। यही कारण है कि एक प्रभावी, व्यक्तिगत प्रशिक्षण कार्यक्रम बनाने के लिए यह महत्वपूर्ण है - एक जो प्रासंगिक टीम के सदस्यों को नए मंच के साथ सहज महसूस करता है।
तो, ऐसा कैसे करता है? नई प्रणाली पर आपकी टीम को प्रशिक्षित करने के लिए यहां कुछ सुझाव दिए गए हैं।
लीवरेज प्रभावशाली उपयोगकर्ता: अपने सुपरस्टार के साथ, जो लोग अधिक तेज़ी से सफल रहे हैं वे संघर्ष कर रहे लोगों की मदद कर सकते हैं।
प्रक्रियाओं को एक केंद्रीकृत स्थान में दस्तावेज: कभी-कभी वकील सिर्फ इसे स्वयं को समझना चाहते हैं। यदि प्रक्रियाएं और तकनीकी जानकारी आसानी से संदर्भित की जाती हैं तो वे आसानी से ऐसा कर सकते हैं।
व्यक्तिगत सत्र होस्ट करते हैं: कुछ लोग समूह सत्र में चिंता या चुनौतियों को आवाज नहीं दे सकते हैं।
सबसे महत्वपूर्ण विशेषताओं पर ध्यान केंद्रित करें: नए सॉफ्टवेयर की सभी घंटियों और सीटी से अभिभूत होना आसान है। फ्लैशबैंग से बचने के लिए, पहले सबसे महत्वपूर्ण विशेषताओं के साथ चिपके रहें। फिर, जब लोग आरामदायक होते हैं, तो आप दूसरों पर जा सकते हैं।
प्रशिक्षण विकल्पों के बारे में अपने विक्रेता से पूछना याद रखें। बहुत सारी तकनीकी कंपनियों ने ऑनलाइन "अपनी गति पर सीखें" पाठ्यक्रम, सफेद कागजात और प्रशिक्षण के लिए अन्य सामग्री।
दक्षता की संस्कृति का निर्माण
जब आपके पास ऐसी प्रक्रिया होती है जो काम करती है, तो आप अपने वकीलों को नवीनतम, सबसे उपयोगी तकनीक के साथ जल्द ही लैस कर सकते हैं जैसे ही यह बाजार में प्रवेश करता है, जिससे आप अपने ग्राहकों की मदद कर सकते हैं।
यह आपकी कानूनी फर्म की संस्कृति का हिस्सा हो सकता है, क्योंकि आप दक्षता को प्राथमिकता देते हैं और अपशिष्ट को प्राथमिकता देते हैं। चूंकि दक्षता आपकी फर्म के डीएनए का हिस्सा बन जाती है, तो आप नई तकनीक को लागू करने में अधिक कुशल बन जाएंगे।
पोस्ट प्रबंधन परिवर्तन और नई तकनीक के लिए तैयारी आज कानून प्रौद्योगिकी पर पहली बार दिखाई दी।