LTRC Roundtable Discussion: Technology for Billing and Accounting.

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प्रौद्योगिकी हमेशा के लिए बदल रहा है। इस महीने हमने अपने पैनल से बिलिंग और लेखांकन के लिए प्रौद्योगिकी के विकसित परिदृश्य के बारे में पूछा।

हमारे पैनलिस्ट्स:



विलियम गोरन (डब्ल्यूजी), सोफिया लिंगोस (एसएल), डेव क्रिस्टेंसेन (डीसी) और एलिसन शील्ड्स जोह (एएसजे)।

आपकी फर्म के लिए बिलिंग और लेखा प्रौद्योगिकी चुनने के लिए आपके पास क्या सलाह है? (सॉफ्टवेयर, ऐप्स, टाइमकीपिंग प्रौद्योगिकी, आदि)


wg: जानें कि आपको क्या चाहिए चाहे वह समय प्रबंधन हो, ट्रस्ट फंड प्रबंधन, बिलिंग, दस्तावेज़ भंडारण, विकलांग व्यक्तियों के लिए अभिगम्यता आदि।

SL: जितना संभव हो उतने एकीकरण की तलाश करें। जब भी आप उन संख्याओं को प्राप्त कर सकते हैं जो आपको गलत प्रविष्टि को समाप्त करके जोखिम को कम करता है। यह उन उपकरणों को चुनना भी मूल्यवान है जो विशेष रूप से कानूनी तकनीक के रूप में बनाया गया था। उदाहरण के लिए, एम% 26 ईएमपी; टबैंक में एक नया उत्पाद नोटा है जिसने आपके बैंक स्टेटमेंट पर आईओएलटीए एकाउंटिंग एकीकृत किया है।

डीसी: उपयुक्त वित्तीय लेखा प्रणाली का चयन करना एक बहुत ही महत्वपूर्ण प्रक्रिया है कानून फर्मों को कई कारणों से कार्य करना होगा। जिस प्रणाली को कई बार चुना गया है, इस पर निर्भर करता है कि यह कितना बड़ा बजट है, और संघर्ष या डॉकेटिंग सिस्टम जैसे अन्य पहलों के साथ भी भाग सकता है। हमारी फर्म ने कई साल पहले डॉकेटिंग, टाइमकीपिंग और बिलिंग और लेखांकन के लिए 'ऑल-इन-वन' सिस्टम चुना था। मैं अलग-अलग सिस्टम होने का एक बड़ा प्रशंसक नहीं हूं जो एक साथ समन्वयित होना चाहिए, क्योंकि अतिरिक्त कार्य शामिल है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि डेटा प्रत्येक सिस्टम के भीतर प्रत्येक सिस्टम के भीतर पुनर्मिलन करता है, अन्य चल रहे समस्या निवारण के मुद्दों के बीच। मैं विश्लेषणात्मक उद्देश्यों के लिए वास्तविक समय डेटा भी पसंद करता हूं; अन्य ऐड-ऑन सिस्टम आमतौर पर ऑफ़-घंटों में रात में ताज़ा होते हैं। मुझे वहां एक प्रणाली नहीं मिली है जो विभिन्न हितधारकों की जरूरतों को समायोजित करने में 100% है, हमेशा पेशेवर और विपक्ष और 'गॉथास' होते हैं। सबसे अच्छी सलाह जो मैं दे सकता हूं वह है 1. उपयोग की आसानी, 2. स्क्रीन और रिपोर्ट के लचीलापन और अनुकूलन, 3. डेटा निकालने की क्षमता, 4. कार्यों को प्राप्त करने के लिए क्लिक की कम संख्या, और 5. समयबद्धता और पहुंच विक्रेता और समय पर मुद्दों को हल करने की उनकी क्षमता।

asj: उन सुविधाओं और रिपोर्टों की एक सूची बनाएं जिन्हें आपको व्यक्तिगत कार्यक्रमों को देखने से पहले चाहिए ताकि आप अपनी क्षमताओं की जांच कर सकें। उदाहरण के लिए, क्या तकनीक आपके फीस चार्ज करने के तरीके को समायोजित कर सकती है? क्या यह उन सभी अलग-अलग तरीकों को संभाल सकता है जिन्हें आप ग्राहकों से भुगतान स्वीकार करते हैं? फिर अपनी सूची के खिलाफ प्रौद्योगिकी की विशेषताओं की जांच करें।

सुनिश्चित करें कि तकनीक किसी अन्य प्रोग्राम या तकनीक के साथ संगत है जिसे आप पहले से ही अपनी फर्म के भीतर उपयोग कर रहे हैं, जैसे आपका अभ्यास प्रबंधन सॉफ्टवेयर।

देखें कि क्या आप कुछ वास्तविक जानकारी के साथ तकनीक का परीक्षण कर सकते हैं, जिस तरह से आप अपने कार्यालय में स्थापित होने के बाद इसका उपयोग करेंगे। क्या यह अंतर्ज्ञानी और उपयोग करने में आसान है? इस बारे में सोचें कि कार्यालय में प्रौद्योगिकी का उपयोग कौन करेगा और वे इसका उपयोग कैसे करेंगे। यदि संभव हो, तो उन्हें सॉफ़्टवेयर को भी परीक्षण-ड्राइव करें (प्रत्येक अलग भूमिका से कम से कम एक प्रतिनिधि, जैसे कि आपके बुककीपर, सचिव, एक वकील, आदि)।

आप क्या चाहते हैं कि आप अपनी वर्तमान बिलिंग या लेखा प्रौद्योगिकी को लागू करने से पहले जानना या पूछा होगा?


sl: काश मैं उन्हें शुरुआत से एकीकृत करने के लिए जाना जाता था (विकल्प उस समय मौजूद नहीं था)। इस तथ्य के बाद क्लाइओ को क्विकबुक से कनेक्ट करने की कोशिश करना निश्चित रूप से शुरुआत से ही किया गया था। शुक्र है कि मुझे एकीकरण सेट अप करने के लिए 4700 समूह का एक अद्भुत लेखाकार गैले किर्सोप मिला।

dc: पूछताछ करना चाहे आप सॉफ़्टवेयर के भीतर आवश्यक रिपोर्ट चला सकें, या क्या इसे डेटा में हेरफेर करने के लिए किसी तृतीय-पक्ष सॉफ़्टवेयर (जैसे Excel) की आवश्यकता होती है और आपको व्यवसाय संचालन के लिए आवश्यक उत्तर देने की आवश्यकता होती है।

आप अपनी कानूनी फर्म में बिलिंग और लेखा के लिए किस तकनीक का उपयोग करते हैं? क्या आप इसे फिर से खरीद लेंगे? क्यों या क्यों नहीं?


wg: i myslef वर्तमान में CLIO का उपयोग करें।

sl: मैं क्लाइओ का उपयोग टाइमकीपिंग और बिलिंग के लिए प्रबंधन करता हूं, जिसे क्विकबुक के साथ एकीकृत करता है। मेरे पास अपने सभी बैंक और क्रेडिट कार्ड स्टेटमेंट सीधे क्विकबुक में खिलाए गए हैं। क्विकबुक को क्लियो से बिलिंग और भुगतान जानकारी भी मिलती है, इसलिए मैं आसानी से अपनी सभी रिपोर्ट चलाने में सक्षम हूं। मैं क्रेडिट कार्ड प्रोसेसिंग के लिए लॉपे का उपयोग करता हूं जिसे क्लियो के साथ भी एकीकृत किया जाता है, जब मैं रखरखाव का अनुरोध करता हूं या चालान भेजता हूं तो वे सीधे क्लियो के माध्यम से प्रेषित होते हैं और जब भुगतान किया जाता है तो यह स्वचालित रूप से अपने बही में दिखाई देता है। मैं आसानी से, पेशेवरता और सटीकता के लिए इस सेट-अप की सलाह दूंगा।

dc: हमारी फर्म वर्तमान में इनप्रोटेक के नाम से एक यूरोपीय प्रणाली का उपयोग कर रही है, और यह एक और एक प्रणाली है। डेमो और चयन प्रक्रिया के दौरान हमें आश्वासन दिया गया था कि सिस्टम एक ऐसे व्यवसाय को संभालने के लिए सुसज्जित था जिसकी किताबें नकद आधार पर रखी गई हैं। हमें क्या पता नहीं था कि उन्हें वास्तव में उसमें बनाना था, जैसे कि उनके एससिस्टम केवल संचय-आधारित फर्मों के लिए बनाया गया था। हमारे पास इससे संबंधित मुद्दों का असंख्य था, जिसमें खराब सुलह डेटा के कारण कर रिटर्न में संशोधन करना शामिल था। इसके लिए समर्थन का हमारा एकमात्र साधन ऑस्ट्रेलिया से बाहर था, इसलिए हमने कभी भी महत्वपूर्ण प्रक्रियाओं के लिए एक ही दिन संकल्प नहीं किया था। रूपांतरण के बाद लगभग 18 महीने लग गए जब तक कि सभी कंकों को इस्त्री नहीं किया गया। उस समय से, सिस्टम विश्वसनीय साबित हुआ है और हम इसके साथ काफी खुश हैं। मैं उचित रूप से कहता हूं क्योंकि फिर से, यह सही नहीं है, लेनदेन को संसाधित करने के लिए कई क्लिक हैं, डेटा सभी जगह भी रखे गए हैं, इसलिए आपको जो चाहिए उसे प्राप्त करने के लिए बहुत सारे शिकार और झुकाव हैं।

asj: मैं वर्तमान में कानून का अभ्यास नहीं कर रहा हूं, लेकिन मैं अपने परामर्श अभ्यास के लिए अपने चालान-प्रक्रिया और मूल लेखा के लिए ताजा किताबों का उपयोग करता हूं, और यह सोलो या छोटी कंपनियों के लिए एक विकल्प हो सकता है, खासकर यदि वे अभी शुरू हो रहे हैं। मुझे यह पसंद है क्योंकि मुझे किसी ग्राहक की क्रेडिट कार्ड की जानकारी को स्पर्श करने (या देखने) नहीं है, और ग्राहक आसानी से इलेक्ट्रॉनिक स्थानांतरण या क्रेडिट कार्ड का उपयोग करके भुगतान कर सकते हैं। यह मुझे उन सभी रिपोर्टों को देता है जिन्हें मुझे देखने की ज़रूरत है, और मुझे सूचित करता है कि क्या कोई ग्राहक भुगतान करने में देर हो चुकी है या चालान नहीं देखा है। मैं स्वचालित भुगतान अनुस्मारक सेट अप कर सकता हूं, और डैशबोर्ड मेरे लिए यह देखने का एक आसान तरीका है कि मेरे सभी चालानों के साथ क्या हो रहा है। यह कई अन्य लोकप्रिय ऐप्स के साथ भी एकीकृत करता है।

आप वर्तमान में उपयोग कर रहे बिलिंग या लेखा प्रौद्योगिकी की सबसे अच्छी सुविधा क्या है?


wg: आवाज श्रुतलेख पहुंच। ट्रस्ट फंड प्रबंधन एक ब्रीज़ के साथ-साथ ग्राहकों के लिए आसान इलेक्ट्रॉनिक भुगतान विकल्प भी है।

SL: CLIO अपने उपयोगकर्ताओं को retainers का अनुरोध करने और ग्राहकों को बिल भेजने और सीधे भुगतान प्राप्त करने की अनुमति देता है। सुव्यवस्थित प्रणाली कानून फर्म और ग्राहक के लिए सीधे भुगतान प्रक्रिया बनाती है।

डीसी: हमारे सिस्टम की सबसे अच्छी सुविधा विश्लेषणात्मक और रिपोर्टिंग उद्देश्यों के लिए किसी भी डेटा बिंदु को निकालने की क्षमता है। हमारे पास भी महान ग्राहक सेवा है, यहां तक ​​कि अमेरिका और ऑस्ट्रेलिया के बीच समय अंतर के साथ!

asj: ताजा किताबों की सबसे अच्छी विशेषता अभी उनका मोबाइल ऐप है, जो मुझे क्लाइंट चालान और भुगतान के शीर्ष पर रहने देता है चाहे मैं कहीं भी हूं।

आप अपनी बिलिंग या लेखा प्रौद्योगिकी में किस सुविधा को शामिल करना चाहते थे, लेकिन यह वर्तमान में उपलब्ध नहीं है?

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SL: ट्रैकिंग समय कानून का अभ्यास करने का मेरा सबसे पसंदीदा हिस्सा है। मैं चाहता हूं कि क्लियो एक एकीकृत निष्क्रिय टाइमकीपिंग विकल्प था। हालांकि, आप स्वतंत्र रूप से क्रोमेटा खरीद सकते हैं जिसमें क्लियो में एक ऑटो निर्यात है।

dc: एक सुविधा जो हमारी वर्तमान प्रणाली में निवासी नहीं है, वकील के साथ प्री-बिल को आसानी से भेजने की क्षमता है (इलेक्ट्रॉनिक रूप से) वकील के साथ ऑन-लाइन सुधार, नोट्स इत्यादि ... प्रीबिल्स पर इसलिए उन्हें अपने बिलिंग विभाग के लिए एक मसौदा मोड में लौटाया जाता है ताकि ग्राहकों को अंतिम रूप देने और भेजने से पहले प्रस्तावित परिवर्तनों की प्रति कंपनी नीति या ग्राहक विनिर्देशों की अनुमति दी गई है। इस लाइन के साथ कतार में चालानों को कतार में या किसी अन्य माध्यम से आउटलुक के माध्यम से व्यक्तिगत रूप से भेजने के समय को बचाने के समय को बचाने के समय को बचाने की क्षमता है। यह इस कारण (और कुछ अन्य) के लिए है कि जब नए सिस्टम का पता लगाने के लिए समय आता है, तो हम बढ़ी हुई तकनीक के साथ अन्य प्रणालियों की खोज करने के लिए ग्रहणशील (और एक छोटे से बुद्धिमान) होंगे।

asj: मुझे अभी भी ग्राहकों से चेक द्वारा बहुत सारे भुगतान मिलते हैं। मेरी इच्छा है कि ताजाबुक को चालान पर लागू करने के लिए चेक की एक तस्वीर लेने की क्षमता थी, राशि रिकॉर्ड करें, राशि रिकॉर्ड करें और भुगतान की तारीख को स्वचालित रूप से रिकॉर्ड करें ताकि मुझे उस जानकारी को सिस्टम में मैन्युअल रूप से दर्ज न करें।

पोस्ट ltrc गोलमेज चर्चा: बिलिंग और लेखा के लिए प्रौद्योगिकी। आज कानून प्रौद्योगिकी पर पहले दिखाई दिया।

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